Este artículo es una guía general de buenas prácticas, escrita en términos sencillos. No es asesoría legal, ni sustituye la opinión de un abogado que conozca tu caso y tu giro. Si tienes dudas sobre qué te exige la ley en tu situación, consúltalas con un profesional.
Dicho eso, hay hábitos que cualquier negocio de servicios puede adoptar desde hoy para tratar con cuidado los datos de quienes le escriben.
Qué son “datos personales” en tu día a día
Cualquier información que identifica a una persona: su nombre, su teléfono, su correo, su dirección, su fecha de nacimiento. Cuando alguien te escribe por WhatsApp y llenas su ficha, estás tratando datos personales. También cuando guardas una captura de su conversación o una foto de su identificación.
Algunos datos requieren más cuidado que otros: los relacionados con la salud, con las finanzas o con la situación familiar. Si trabajas con ese tipo de información, es especialmente importante pedirle orientación a un abogado.
El aviso de privacidad, en una frase
Es el documento donde le dices a la persona quién eres, qué datos le pides, para qué los vas a usar y cómo puede ejercer sus derechos, por ejemplo pedir que los corrijas o los elimines. En México, la ley de protección de datos personales en posesión de particulares establece obligaciones para quienes tratan datos de otras personas. Qué te corresponde exactamente depende de tu caso, y ahí entra el abogado.
Lo que sí puedes hacer tú: que tu aviso sea fácil de encontrar, que esté escrito en lenguaje que se entienda y que diga lo que de verdad haces, no lo que suena bien.
Pide solo lo que necesitas
Una regla simple que evita muchos problemas: antes de pedir un dato, pregúntate para qué lo vas a usar. Si no tienes una respuesta, no lo pidas. Para agendar una primera cita suelen bastar el nombre, el teléfono y el motivo en una frase. La fecha de nacimiento, el domicilio completo o un documento de identidad se piden después, y solo si hacen falta.
Dónde ponerlo para que se vea
- En cada formulario, con un enlace claro al aviso completo antes de enviar.
- En tu página, en el pie, siempre accesible.
- En el primer mensaje de WhatsApp, con un enlace corto, si vas a pedir datos por chat.
- En el lugar físico, si recibes datos en persona.
Qué hacer con los datos una vez que los tienes
- Guárdalos en un solo lugar, no repartidos entre libretas, capturas y teléfonos.
- Limita quién puede verlos. No todo el equipo necesita acceso a todo.
- Usa contraseñas distintas y verificación en dos pasos en las cuentas donde guardas datos de clientes.
- Evita mandar información delicada por chat. Si es indispensable, hazlo por un medio que controles y bórrala del chat cuando ya no se necesite.
- No mezcles el expediente clínico, o cualquier registro profesional con reglas propias, con tu lista de contactos. Son cosas distintas, con reglas distintas.
Qué pasa cuando alguien te pide sus datos o que los borres
Debe haber una forma sencilla de pedirlo: un correo o un teléfono indicado en el aviso. Cuando llegue una solicitud, anota la fecha, responde dentro de un plazo razonable y deja constancia de lo que hiciste. El plazo exacto y lo que sí puedes conservar por obligación de tu profesión es otra de esas dudas para tu abogado.
Cuando alguien te dice que no quiere más mensajes
Esto sí es de sentido común y de respeto: detén los mensajes de inmediato, anótalo para que nadie más del equipo le escriba y confirma de manera breve. Insistir a quien pidió que no le escribas daña tu reputación, además de los problemas que puede traer con las plataformas.
Una revisión de media hora
- Haz una lista de todos los lugares donde hoy guardas datos de clientes.
- Anota qué datos pides en cada uno y si de verdad los necesitas.
- Revisa que tu aviso de privacidad esté publicado y diga lo que haces.
- Define quién tiene acceso a qué.
- Decide qué haces cuando alguien pide corregir o borrar sus datos.
No tienes que hacer todo el mismo día. Pero tener claras estas respuestas te ordena el negocio y te prepara para cuando un abogado te pregunte lo mismo.